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Richtiger Umgang mit Mails – Kurzinfo für SekretäreInnen und Kommunikationsverantwortliche

Häufig wird für SekrtäreInnen, AssistentenInnen kurz für Verantwortliche von Kommunikation vorausgesetzt, wie man mit Mail-Kommunikation umzugehen hat. Andererseits findet man täglich Beispiele, wie man es nicht machen sollte. Deswegen hier eine kleine Zusammenstellung von Hinweisen auf was man achten sollte.

Mail Felder

Empfänger

Wenn eine Mail an mehrere Empfänger gehen soll, sollten diese alle bei “Blindkopie (BCC)” eingefügt werden. Anderenfalls kann jeder Empfänger sehen, an wen die Mail noch gegangen ist und welche Mail-Adresse genutzt wurde. Mail-Adressen sind aber personenbezogene Daten, die der DSGVO unterliegen. Es ist nicht nur deswegen problematisch. Nicht selten kommt es vor, dass ein Empfänger der Mail etwas dagegen hat, dass andere Empfänger die persönliche Mail-Adresse kennen. Insbesondere weil viele keine Unterscheidung zwischen privater und dienstlicher Mail vornehmen.

Deswegen am besten die Regel.

Sobald es mehrere Empfänger gibt immer das Feld “BCC” verwenden, außer man ist sich sicher, dass alle Empfänger die Mail-Adressen allen anderen kennen.

Hinweis: Viele Mail-Programme verweigern das Senden, wenn man nur Empfänger in “BCC” hat und niemanden in “An”. Aus diesem Grund werden häufig extra Mail-Adressen der Form noreply@… angelegt, die alle ankommenden Mails automatisch verwerfen, und die man dann in “An” verwenden kann. Zur Not kann man die eigene Mail-Adresse in “An” verwenden und sich die Mail quasi selber schicken, einige Spam-Schutz-Filter nehmen dies aber zum Anlass die Mail dann als Spam zu kennzeichnen. Deswegen ist die Variante mit noreply@… zu bevorzugen.

Anhänge

Das Versenden von Office Dokumenten wie Word und Excel ist sehr problematisch. Viele Angriffe erfolgen gerade über diese Dokumente, weil Angreifer sich gut darin verstecken können. Microsoft spricht von 80% der Angriffe. Einige Spam-Filter sortieren solche Anhänge aus.

Für Einladungen, Protokolle o.ä. macht es auch nicht viel Sinn ein Dokument zu versenden, welches der Empfänger bearbeiten kann. Auch kann man nicht davon ausgehen, dass jeder Empfänger Microsoft Office installiert hat um die Dokumente betrachten zu können.

Der bessere Weg ist es hier das Office Dokument als PDF zu exportieren und dann das PDF zu versenden. Seit dem in Google Chrome und in Mozilla Firefox ein PDF Viewer integriert ist, kann man relativ sicher sein, dass der Empfänger es genauso dargestellt bekommt, wie man das Dokument versendet hat.

Weiterleitungen

Auch bei Weiterleitungen sollte man aufmerksam sein.  In der Regel werden hier alle früheren Empfänger und Anhänge mitgesendet. Auch hier sollte man die obigen Regeln beachten und notfalls manuell nacharbeiten.

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Der große Messenger Vergleich

Messaenger Logos

Es gibt zahlreiche Messenger auf dem Markt. Aber welchen Messenger kann man für die berufliche Kommunikation einsetzen? Welche beachten die DSGVO und gelten als sicher? Mit welchem Messenger kann man von Freunden erreicht werden? Welchen können mit welchem Handy und welche auf dem Desktop mit Windows, MacOS oder Linux benutzt werden? Viele Fragen die wir versuchen in unserem großen Messenger-Vergleich zu beantworten.

Dabei nehmen wir nicht nur die allseits bekannten Messenger WhatsApp, Facebook Messenger und Skype unter die Lupe, sondern auch Telegram, Signal, Threema und Hangouts, alt bekannte wie ICQ und Jabber und natürlich auch eher unbekannte wie Viber, Wire, SIMSme, Hoccer, Discord und YooYuu. Mit teilweise überraschenden Ergebnissen.

Jeder Messenger und jedes bewertete Feature lässt sich einzeln kommentieren.

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Betriebssystem

Die Nutzerbarkeit der einzelnen Messenger auf den einzelnen Betriebssystemen ist wichtig um große Nutzerzahlen erreichen zu können. Wenn einzelne Betriebssysteme nicht unterstützt werden werden damit immer einzelne Nutzergruppen ausgeschlossen. Natürlich müssen vor allem die beiden mobilen Betriebssysteme Android und iOS unterstützt werden. Durch eine Web-Version lassen sich die Messenger auf allen Betriebssystemen nutzen. Viele haben aber auch extra Programme für die direkte Unterstützung auf Windows, MacOS und teilweise auch Linux.

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Nutzerzahlen

Die Nutzerzahlen sind natürlich entscheidend, wenn man mit vielen Nutzern mit nur einer App kommunizieren möchte. Hier sollte man sich aber nicht nur die absoluten Zahlen sondern vor allem auch die regionale Verteilung anschauen. z.B. hat Viber beachtliche 1,03 Mrd Nutzer, diese aber vor allem im asiatischen und osteuropäischen Raum. WhatsApp kommt auf 1,5 Mrd und wird aber noch vom Facebook Messenger mit 2,34 Mrd getoppt. Hier sollte man aber schauen ob wirklich alle Facebook Nutzer auch den Messenger nutzen. Andersherum sind aber wirklich alle Facebook Nutzer so erreichbar. Deswegen ist die Angabe dieser Nutzerzahlen korrekt.

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Kontakte bearbeiten

Ein aus meiner Sicht sehr wichtiges Feature mit dem man die Kontakte umbenennen kann. Viele verwenden in den Messengern Kunst- und Kosenamen, die man mit zunehmender Anzahl von Kontakten nur noch schlecht auseinander halten kann. Ein „Franz12“ und ein „framue“ lässt sich beispielsweise nur schlecht auseinander halten wenn „Franziska Peter“ und „Franchesko Müller“ dahinter stecken.

Einige Messenger greifen Daten aus der Kontaktliste ab so das teilweise eine dortige Änderung des Namens hilft. Dies bringt natürlich einerseits die unter „Zugriff auf Handy-Kontaktliste“ erläuterten Probleme mit sich, andererseits ist eine direkte Änderung vorzuziehen.

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Selbstzerstörende Nachrichten

Hiermit sind Nachrichten gemeint, die man nur eine gewisse Zeit lesen kann und die dann automatisch gelöscht werden. Dies ist insbesondere für heikle Informationen wie Passwörter interessant, weil so vermieden werden kann das Angreifer im Nachhinein diese Informationen auslesen könnten. Trotzdem sollte man beachten, dass einmal gesendete bzw. empfangene Nachrichten immer
vor einer “optischen” Änderung gelesen, kopiert, weitergeleitet, jemandem gezeigt oder fotografiert werden können.

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Nachträgliches Bearbeiten von Nachrichten

Diese eher seltene Funktion ermöglicht das Ändern der Nachricht nachdem sie schon versendet wurden. Bessere Implementierungen ermöglichen sogar das Ändern nachdem die Nachrichten schon gelesen wurden und kennzeichnen die Änderungen entsprechend bzw. zeigen die ursprüngliche Nachricht als Option noch an. Außerdem ist zu beachten, dass einmal gesendete bzw. empfangene Nachrichten immer vor einer “optischen” Änderung gelesen, kopiert, weitergeleitet, jemandem gezeigt oder fotografiert werden können.

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„Zuletzt online“-Anzeige

Nicht jeder Messenger zeigt die Zeit an, wann der jeweilige Kontakt das letzte mal Online war. Das ist eine wertvolle Information um zu entscheiden ob man den Kontakt nicht doch noch über einen anderen Kommunikationsweg kontaktieren sollte, wenn der Nutzer längere Zeit nicht Online war.

Bessere Implementierungen ermöglichen es aber dem Nutzer einzustellen ob die eigenen Zeiten den Kontakten angezeigt werden um zu vermeiden ungewollte Kommentare wegen fehlender Antwort zu bekommen. Noch besser ist die Funktion umgesetzt, wenn diese Anzeige auch für spezifische Kontakte an- bzw. abgeschaltet werden kann.