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Digitalisierung

Arbeit wird digital, und zwar genau da, wo Sie es wollen.

Häufig scheitert eine Digitalisierung nicht daran, dass sie nicht möglich oder sinnvoll ist, sondern an den Dingen, die ihr im Weg stehen.

Besonders im Bezug auf Datenschutz und Sicherheit bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten gibt es häufig Bedenken. Dabei ist die Digitalisierung da mehr eine Hilfe als ein Problem: die digitalen Anwendungen, die moderne Unternehmen nutzen sind konform mit den rechtlichen Vorschriften wie GoBD und DS-GVO. Darüber hinaus wird bei der Einführung neuer Systeme darauf geachtet, die notwendigen Standards einzuhalten sodass keine Abmahnungen oder ähnliches entstehen. Betrachtet man den aktuellen Umgang mit Datenschutz und Datensicherheit im Handwerk (WhatsApp für Firmeninterna etc.) stellen die Systeme der Digitalisierung schon eine deutliche Verbesserung dar. Und im Zweifel gibt es auch hierfür Beratungsangebote, wie beispielsweise unseren IT-Compliance-Check.

Die Einführung neuer Software und der Kauf von digital kompatiblen Geräten kann teuer sein. Aber aus diesem Grund gibt es mehrere staatliche Förderprogramme, die die kleinen und mittleren Handwerksbetriebe dabei unterstützen, trotzdem eine erfolgreiche Digitalisierungsstrategie durchzusetzen. Grundlage dazu ist, dass der Unternehmer sich entsprechend informiert und gegebenenfalls auch kompetent über seine konkreten Möglichkeiten beraten lässt. Beides ist meist kostenlos, auf Anschaffungen mit Bezug zur Digitalisierung gibt es häufig eine Förderung. Sie werden also sowohl dabei unterstützt als auch gefördert, ihr Handwerksunternehmen zu modernisieren und fitzumachen für das Handwerk 4.0. Neben den Anschaffungskosten gibt es auch Bedenken bezüglich der Praxisreife und Anwendbarkeit. Hier gilt es, durch Beratung oder Testen zu einer guten Grundlage für eine Entscheidung zu gelangen.

Auch für junge Menschen ist Digitalisierung meist etwas, das sie noch lernen müssen. Die Digitalkompetenz von Chef und Mitarbeitern stellt kein Problem dar, wenn entsprechende Schulungen besucht werden. Dies kann sogar dazu führen, dass Mitarbeiter sich gegenseitig helfen und als Team besser arbeiten. Als Schlagwort hat sich auch schon „Arbeit 4.0“ etabliert, da das gesamte Arbeiten mit digitalen Komponenten aus Industrie 4.0, dem Internet der Dinge und Handwerk 4.0 umgestaltet wird. Diese Umgestaltung findet nun nach und nach in allen Arbeitsbereichen statt. Auch aus diesem Grund ist die Entwicklung einer Digitalkompetenz wichtig. So wird sichergestellt, dass moderne, digitale Hilfen und Werkzeuge effektiv und erfolgreich eingesetzt werden.

Arbeit wird digital, und zwar genau da, wo Sie es wollen. Sie entscheiden, welche Prozesse Sie optimieren und digitalisieren wollen. Häufig ist es sinnvoll, digitale Prozesse miteinander zu verbinden, aber bei elektronischen Geschäftsprozessen werden auch andere, althergebrachte Prozesse beeinflusst. Denn die verbleibenden analogen Prozesse müssen so angepasst werden, dass sie in die neue digitale Struktur hineinpassen.

Datenspeicherung mit Hilfe einer Cloud ist etwas, was auch schon wenig digitalisierte Unternehmen häufig für sich nutzen. Diverse Anbieter ermöglichen die Datenspeicherung, aber mit Hilfe der Digitalisierung können Sie diese Möglichkeiten optimal ausnutzen. Denn Digitalisierung soll Transparenz schaffen. Dies gilt besonders in der Datenverarbeitung, wo eine analoge Zettelwirtschaft schön häufig in Chaos ausgeartet ist. Die bei der Digitalisierung anfallenden Daten sollen jederzeit zur Verfügung stehen, abrufbar und editierbar sein. Aus diesem Grund empfiehlt sich eine Cloud-Lösung, sodass es auch möglich ist, an unterschiedlichen Standorten wie Baustelle oder Büro auf die gleichen Daten zuzugreifen. Damit wird sichergestellt, dass die Daten z. B. zu Kundenaufträgen immer aktuell sind und sie jeder berechtigte Mitarbeiter ansehen kann. Außerdem lassen sich Kundenaufträge und andere Daten auch so bearbeiten, dass Mitarbeiter, die darauf zugreifen wollen, eine entsprechende Meldung erhalten. Auch Meldungen über Aktualisierungen sind sinnvoll, sodass nicht für jede kleine Änderung ein Telefongespräch geführt werden muss, bei dem man den fraglichen Handwerker ggf. gar nicht erreicht. Gerade für dynamische Daten wie sie in Handwerksbetrieben anfallen ist diese Lösung sinnvoll, damit Mitarbeiter nicht aufgrund veralteter Informationen falsche Bestellungen tätigen oder Arbeiten ausführen.
Durch die Verfügbarkeit der Daten erhalten Mitarbeiter auch ein konkreteres Bild von den ablaufenden Prozessen, es wird besser ersichtlich, an welchen Stellen noch Optimierungspotenzial besteht. Damit ist auch die Grundlage gegeben, dass Handwerker ihre Kreativität einsetzen können, um Verbesserungen und Neuerungen vorzuschlagen, die für das Unternehmen von Vorteil sind.

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Hinweis Inhalt wurde erstellt.

erst ein Viertel aller Unternehmen setzt DSGVO um – ein Rückblick

Vier Monate nach ihrem endgültigen Inkrafttreten ist klar: erst ein Viertel aller deutschen Firmen setzen die DSGVO wirklich um. Was sind die Ursachen für teilweise gravierende Widersprüche und die fehlende Umsetzung bei den angenommenen anderen drei Vierteln?

http://www.faz.net/aktuell/wirtschaft/diginomics/die-dsgvo-sorgt-bei-vielen-unternehmen-fuer-probleme-15809464.html

Laut FAZ gibt es große Unsicherheit. Frau Thiel, Datenschutzbeauftragte für Niedersachsen, wird folgendermaßen zitiert: “Wir als Aufsichtsbehörden müssen die Rechtsbegriffe erstmal praktisch handhabbar machen.” Die International Association of Privacy Professionals stellte hingegen schon vor gut 2 Jahren fest:

https://www.heise.de/ix/meldung/IAPP-Datenschutzgrundverordnung-schafft-weltweit-Bedarf-fuer-75-000-Datenschutzbeauftragte-3461800.html

Es ist deutlich zu erkennen, dass einerseits seitens fachlich Kundiger und Branchenverbänden immer mal wieder ein erhöhter Bedarf an Datenschützern prognostiziert wird. Andererseits spiegeln sich (derzeit) diese Prognosen (noch) nicht am Markt wider.

Inzwischen wird in Deutschland über Änderungen, besonders über die Entlastung kleinerer Organisationen, Vereine und Betriebe in Sachen Datenschutzbeauftragter und Dokumentationspflichten nachgedacht, da ohnehin immer noch ein Streitpunkt ist, dass durch die Dokumentationspflichten eventuell mehr Daten von Betroffenen gesammelt werden als ohne (z. B. Zeitpunkte von An- und Abmeldung bei bestimmten Diensten):

https://netzpolitik.org/2019/datenschutzgrundverordnung-die-deutsche-umsetzung-ist-ein-laufender-prozess/#spendenleiste

Sicherlich hoffen immer noch viele, dass der anfängliche Wirbel um die DSGVO wieder in Vergessenheit gerät. Bei anderen gibt es immer noch Unsicherheiten, was überhaupt zu tun ist. Wiederum gibt es auch viele, die sich wirklich keinerlei Gedanken um notwendige und bereits eingetretene gesetzliche Änderungen des europäischen Datenschutzes machen. Es lohnt sich den Umgang mit personenbezogenen Daten zu überdenken. Das gilt auch vor dem Hintergrund, dass vielleicht angesichts der Überlastung der Datenschutzbehörden nicht unmittelbar Sanktionen für eine ausbleibende Umsetzung zu befürchten sind. Klar ist: Änderungen sind notwendig. Wir müssen den Umgang mit personenbezogenen Daten grundlegend überdenken. Hier wird sogar grundsätzlich kein Unterschied mehr zwischen Behörden und Firmen gemacht. Unklar ist zwar für viele immer noch, wie das genau passieren soll und oft wird die Wirksamkeit geforderter Maßnahmen bezweifelt, doch daran, dass sich etwas geändert hat, sollte kein Zweifel mehr bestehen.

Update: Tatsächlich hat der Bundestag am 28.06. zur Entlastung kleinerer Unternehmen beschlossen, dass ein DSB erst ab einer Anzahl von 20 Mitarbeitern, die hauptsächlich mit der Verarbeitung personenbezogener Daten befasst sind, bestellt werden muss. Das mag sich zwar für nicht wenige gut anhören, doch es täuscht darüber hinweg, dass fast keine der bestehenden Unsicherheiten geklärt werden und die Anforderungen an den Datenschutz auch für Unternehmen ohne DSB weiterhin gestiegen sind.

Richtiger Umgang mit Mails – Kurzinfo für SekretäreInnen und Kommunikationsverantwortliche

Häufig wird für SekrtäreInnen, AssistentenInnen kurz für Verantwortliche von Kommunikation vorausgesetzt, wie man mit Mail-Kommunikation umzugehen hat. Andererseits findet man täglich Beispiele, wie man es nicht machen sollte. Deswegen hier eine kleine Zusammenstellung von Hinweisen auf was man achten sollte.

Empfänger

Wenn eine Mail an mehrere Empfänger gehen soll, sollten diese alle bei “Blindkopie (BCC)” eingefügt werden. Anderenfalls kann jeder Empfänger sehen, an wen die Mail noch gegangen ist und welche Mail-Adresse genutzt wurde. Mail-Adressen sind aber personenbezogene Daten, die der DSGVO unterliegen. Es ist nicht nur deswegen problematisch. Nicht selten kommt es vor, dass ein Empfänger der Mail etwas dagegen hat, dass andere Empfänger die persönliche Mail-Adresse kennen. Insbesondere weil viele keine Unterscheidung zwischen privater und dienstlicher Mail vornehmen.

Deswegen am besten die Regel.

Sobald es mehrere Empfänger gibt immer das Feld “BCC” verwenden, außer man ist sich sicher, dass alle Empfänger die Mail-Adressen allen anderen kennen.

Hinweis: Viele Mail-Programme verweigern das Senden, wenn man nur Empfänger in “BCC” hat und niemanden in “An”. Aus diesem Grund werden häufig extra Mail-Adressen der Form noreply@… angelegt, die alle ankommenden Mails automatisch verwerfen, und die man dann in “An” verwenden kann. Zur Not kann man die eigene Mail-Adresse in “An” verwenden und sich die Mail quasi selber schicken, einige Spam-Schutz-Filter nehmen dies aber zum Anlass die Mail dann als Spam zu kennzeichnen. Deswegen ist die Variante mit noreply@… zu bevorzugen.

Anhänge

Das Versenden von Office Dokumenten wie Word und Excel ist sehr problematisch. Viele Angriffe erfolgen gerade über diese Dokumente, weil Angreifer sich gut darin verstecken können. Microsoft spricht von 80% der Angriffe. Einige Spam-Filter sortieren solche Anhänge aus.

Für Einladungen, Protokolle o.ä. macht es auch nicht viel Sinn ein Dokument zu versenden, welches der Empfänger bearbeiten kann. Auch kann man nicht davon ausgehen, dass jeder Empfänger Microsoft Office installiert hat um die Dokumente betrachten zu können.

Der bessere Weg ist es hier das Office Dokument als PDF zu exportieren und dann das PDF zu versenden. Seit dem in Google Chrome und in Mozilla Firefox ein PDF Viewer integriert ist, kann man relativ sicher sein, dass der Empfänger es genauso dargestellt bekommt, wie man das Dokument versendet hat.

Weiterleitungen

Auch bei Weiterleitungen sollte man aufmerksam sein. In der Regel werden hier alle früheren Empfänger und Anhänge mitgesendet. Auch hier sollte man die obigen Regeln beachten und notfalls manuell nacharbeiten.

Der große Messenger Vergleich

Es gibt zahlreiche Messenger auf dem Markt. Aber welchen Messenger kann man für die berufliche Kommunikation einsetzen? Welche beachten die DSGVO und gelten als sicher? Mit welchem Messenger kann man von Freunden erreicht werden? Welchen können mit welchem Handy und welche auf dem Desktop mit Windows, MacOS oder Linux benutzt werden? Viele Fragen die wir versuchen in unserem großen Messenger-Vergleich zu beantworten.

Dabei nehmen wir nicht nur die allseits bekannten Messenger WhatsApp, Facebook Messenger und Skype unter die Lupe, sondern auch Telegram, Signal, Threema und Hangouts, alt bekannte wie ICQ und Jabber und natürlich auch eher unbekannte wie Viber, Wire, SIMSme, Hoccer, Discord und YooYuu. Mit teilweise überraschenden Ergebnissen.

Jeder Messenger und jedes bewertete Feature lässt sich einzeln kommentieren.

Messenger-Tabelle

[orcas_messenger_vergleich]

Finden Sie den zu Ihren Bedürfnissen passenden Messenger.
Sortieren Sie die Zeilen der Tabelle per Drag and Drop entsprechend der für sie wichtigen Kriterien. Mit den
Filtern auf der rechten Seite können Sie auswählen, dass nur Messenger die das bestimmte Kriterium erfüllen,
angezeigt werden. Die Tabelle wird nach jeder Auswahl automatisch so angeordnet, dass der Messenger, der
Ihren Vorstellungen am meisten entspricht, links steht. Mit einem Klick auf ein Messenger-Symbol werden Sie zur Kurzbeschreibung des jeweiligen Messengers geleitet, in dem hochgestellte Ziffern erklärt sind.

Platz		1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16	17	18	19	20	21	22
Messenger Kriterium	Wertung	Jabber Jabber/XMPP(Protokoll) Internet Engineering Task Force international	Wire Wire Wire Swiss GmbH Schweiz	Signal Signal Open Whisper Systems Vereinigte Staaten	Viber Viber Rakuten Japan	SIMSme SIMSme Deutsche Post AG Deutschland	Telegram Telegram Telegram Messsenger LLP unbekannt	Slack Slack Slack Technologies Vereinigte Staaten (vorher: Kanada)	Hangouts Hangouts Google LLC Vereinigte Staaten	Threema Threema Threema GmbH Schweiz	Discord Discord Hammer & Chisel unbekannt	Line Line Line Corporation Japan	Skype Skype Microsoft Corporation Vereinigte Staaten	Hoccer Hoccer Hoccer Betriebs GmbH Deutschland	iMessage iMessage Apple Inc. Vereinigte Staaten	WhatsApp WhatsApp WhatsApp Inc Vereinigte Staaten	ICQ ICQ Mail.Ru Group Russland	KakaoTalk KakaoTalk Kakao Corp. Südkorea	Facebook M. Facebook Messenger Facebook Vereinigte Staaten	WeChat WeChat Tencent Holdings Ltd. Volksrepublik China	Mumble Mumble Mumble VOIP Team unbekannt	Teamspeak Teamspeak Teamspeak Systems GmbH Deutschland	YooYuu YooYuu YooYuu GmbH Deutschland	Filter Kriterium
Standardisiertes, offengelegtes Protokoll	170	ja	ja	ja	nein	nein	ja²	nein	nein	teilweise¹	nein	nein	nein	nein	nein	nein	ja	nein	nein	nein	ja	nein	nein
DSGVO-konform	160	ja¹	ja	ja	ja	ja	teilweise	ja	ja	ja	teilweise	nein	teilweise	ja	ja	nein	nein	nein	nein	nein	teilweise	teilweise	ja
kostenlos	150	ja	ja ¹	ja	ja	ja	ja	ja¹	ja	nein	ja	ja	ja	ja ¹	ja	ja	ja	ja	ja	ja	nein¹	nein¹	nein
Ende-zu-Ende-Verschlüsselung Einzelchat	140	ja	ja	ja	ja	ja	ja¹	nein	nein	ja	nein	ja¹	nein¹	ja	ja	ja	nein	ja	ja¹	nein	nein	nein	keine Angabe
Ende-zu-Ende-Verschlüsselung Gruppenchat	130	ja	ja	ja	ja	ja	nein	nein	nein	ja	nein	ja¹	keine Angabe	ja	ja	ja	nein	ja	nein	nein	nein	nein	keine Angabe
Zugriff auf lokales Addressbuch notwendig	120	nein	nein	ja	ja	nein	ja	nein	nein	nein	nein	nein	nein	ja	ja	ja	nein	nein	nein	nein	nein	nein	nein
“zuletzt online”-Anzeige abschaltbar	110	ja³	ja	ja+	ja	ja	ja*	ja	ja	ja	ja+	ja+	ja	ja	ja+	ja	ja	ja+	ja	ja+	ja+	ja+	ja+
“Empfangen/Gelesen”-Anzeige abschaltbar	100	ja⁴	nein	ja	ja	ja	nein	ja+	ja	ja	ja+	nein	ja	ja	ja	nur Einzelchat	nein	nein	nein	ja+	ja+	ja+	nein
Bearbeiten von Nachrichten	90	ja⁵	ja	nein	ja	nein	ja	ja	ja	nein	ja	nein	ja	nein	nein	nein	nein	nein	nein	nein	nein	keine Angabe	keine Angabe
Android	80	ja⁶	ja	ja	ja	ja	ja	ja	ja	ja	ja	ja	ja	ja	nein	ja	ja	ja	ja	ja	nein²	ja	ja
iOS	70	ja⁷	ja	ja	ja	ja	ja	ja	ja	ja	ja	ja	ja	ja	ja	ja	ja	ja	ja	ja	nein²	ja	ja
Windows	60	ja⁸	ja	ja	ja	nein	ja	ja	ja	nein	ja	ja	ja	nein	nein	ja	ja	ja	ja	ja	ja	ja	ja
Linux	50	ja⁹	ja	ja	ja	nein	ja	ja	ja	nein	ja	nein	nein	nein	nein	nein	ja	nein	nein	nein	ja	ja	nein
Mac OS	40	ja¹⁰	ja	ja	ja	nein	ja	ja	ja	nein	ja	ja	ja	nein	ja	ja	ja	nein	ja	nein	ja	ja	ja
Web	30	ja	ja	ja	nein	ja	ja	ja	ja	teilweise	ja	ja³	ja	nein	nein	ja	ja	nein	ja	ja	nein	nein	nein
Selbstzerstörende Nachrichten	20	nein	ja	ja	ja	ja	ja	ja	nein	ja	nein	ja	nein	nein	nein¹	ja	nein	nein	nein	nein	nein	nein	nein
Kontakte bearbeiten	10	nein	nein	über Kontaktliste	über Kontaktliste	über Kontaktliste	über Kontaktliste	ja	keine Angabe	im Messenger	nein	keine Angabe	im Messenger	keine Angabe	ja	über Kontaktliste	keine Angabe	nein	im Messenger ³	ja	nein	ja	keine Angabe
Nutzerzahlen	0	keine Angabe	keine Angabe	keine Angabe	1.03 Mrd. ¹	keine Angabe	0.2 Mrd. ³	0.008 Mrd. ²	0.5 Mrd. ¹	0.045 Mrd. ²	0.09 Mrd. ¹	0.7 Mrd. ⁴	0.3 Mrd. ²	keine Angabe	keine Angabe	1.5 Mrd. ¹	0.26 Mrd. ²	0,22 Mrd ¹	2.34 Mrd. ²	1 Mrd. ¹	keine Angabe	keine Angabe	keine Angabe
Link zur Webseite	–	URL	URL	URL	URL	URL	URL	URL	URL	URL	URL	URL	URL	URL	URL	URL	URL	URL	URL	URL	URL	URL	URL
Gesamtpunktzahl	1530 (Max)	1500	1420	1315	1205	1115	1095	1090	1060	1040	980	950	940	940	910	885	880	860	810	730	730	720	640

Instant Messenger-Einleitung

Warum sollte man sich über Instant-Messenger Gedanken machen?

Messenger-Dienste sind aus unserem heutigen Alltag nicht mehr wegzudenken. Sowohl privat als auch beruflich nutzen wir sie, um schnell per Textnachricht mit anderen zu kommunizieren, ob privat oder direkt in einer Gruppe mit vielen Personen. Dabei ist es besonders wichtig, wenn man die Dienste für die Arbeit nutzt, darauf zu achten, dass sie bestimmte Sicherheitskriterien erfüllen, damit z.B. keine empfindlichen Informationen in die falschen Hände geraten können. Aber auch im Privaten kann es nicht falsch sein, auf die Sicherheit seiner eigenen Daten zu achten. Natürlich sollte man dabei auf Funktionen, die das Benutzen der Messenger angenehm machen, nicht verzichten müssen.

Sicherheitskriterien

Einige Sicherheitskriterien, auf die man achten kann, sind zum Beispiel die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, DSGVO-Konformität oder ob der Quellcode Open Source ist.
Ende-zu-Ende-Verschlüsselung bedeutet hierbei, dass die Kommunikation von Endgerät zu Endgerät verschlüsselt erfolgt. Nur derjenige, der die Nachricht versendet und derjenige, der sie empfängt, können die Nachricht entschlüsseln. Teilweise zeichnen die Hersteller ihre Messenger aber auch mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung aus, obwohl die Verschlüsselung nur vom Endgerät zum Server und dann vom Server zum Endgerät des Empfängers erfolgt. Damit könnten neben dem Anbieter auch Sicherheitsbehörden oder Angreifer mitlesen. In der Vergleichstabelle unten ist aber nur die „richtige“ Variante ausgewiesen.
Die DSGVO sanktioniert aktuell nur Unternehmen. Trotzdem haben diese Regelungen sehr viele Auswirkungen vor allem auch für den privaten Gebrauch, werden doch vor allem die persönlichen Daten von Privatpersonen geschützt. Eine Nutzung von Messengern ohne DSGVO-Konformität ist im beruflichen Umfeld nicht zu empfehlen, weil rechtlich nicht zulässig.
Ein Quellcode ist Open Source, wenn er für jeden frei verfügbar anzusehen ist. Der Sinn dahinter ist, dass auch jeder den Code auf eventuelle Bugs oder Sicherheitslücken untersuchen kann. Fehler können so gefunden und behoben werden und es ist Entwicklern nicht möglich, heimlich über die Apps doch Daten auszulesen oder Ähnliches.

Im Nachfolgenden …

… finden Sie eine Tabelle, die einige Kriterien rund um Instant Messaging zusammenfasst und Auskunft darüber gibt, wie diese bedient werden. Die Tabelle beinhaltet ein Wertungssystem, das Sie selbst anpassen können, damit Sie den für sich am besten passenden Messenger ermitteln können. Danach folgen kurze Informationstexte in alphabetischer Reihenfolge zu den einzelnen Messengern.

orcas auf dem 3. Tag des Mittelstandes

Der 3. Tag des Mittelstandes findet am 08.09.2018 auf dem Alten Markt in Stralsund in der Zeit von 11:00 – 17:00 Uhr statt. Eine Veranstaltung der Stralsunder Mittelstandsvereinigung e. V.. Wir zeigen dort der Öffentlichkeit unser Leistungsspektrum und beantworten Fragen zum Datenschutz, Suchmaschinenoptimierung, Social Media und allgemein zu Web-Seiten Erstellung bzw. Web-Entwicklung. Wir teilen uns den Stand mit der IT-Lagune, die Fragen zum Verein selbst, zu den BitKoeppen, zum geplanten IT-Center und allen anderen IT-Lagune Projekten beantwortet. Als Highlight zeigen wir 3D-Druck in Aktion und sinnvolle Beispiele der Anwendung. Kommt vorbei und schaut es Euch an.

Digitalisierung

Empfänger

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Weiterleitungen

Warum sollte man sich über Instant-Messenger Gedanken machen?

Sicherheitskriterien

Im Nachfolgenden …

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